Ile naprawdę kosztuje dział administracji? Etat, narzędzia, zastępstwa i czas managera

Firmy często porównują koszt etatu z fakturą outsourcingową i na tej podstawie podejmują decyzję. Takie porównanie jest niepełne, ponieważ administracja wymaga również rekrutacji, wdrożenia, stanowiska pracy, narzędzi, zastępstw i zarządzania.

Z drugiej strony outsourcing również nie jest po prostu niższą stawką godzinową. Obejmuje proces, dostępność zespołu, raportowanie, koordynację i marżę partnera.

Uczciwe porównanie powinno obejmować pełny koszt posiadania modelu przez rok oraz wartość czasu, który nadal pozostaje po stronie managerów.

Do kalkulacji wpisz pełny koszt zatrudnienia, a nie kwotę wypłacaną pracownikowi. Uwzględnij również premie, benefity, urlop i okresy mniejszej dostępności.

Nie korzystaj z przypadkowej średniej z internetu, jeśli podejmujesz realną decyzję. Użyj widełek odpowiadających lokalizacji, seniority i rzeczywistemu zakresowi stanowiska.

Jeśli potrzebujesz dwóch różnych kompetencji, na przykład Office Managementu i zakupów, sprawdź, czy jedna osoba rzeczywiście pokryje cały zakres.

Koszt rekrutacji obejmuje ogłoszenia, czas HR, rozmowy, weryfikację kandydatów i czas managera. Nawet przy udanym procesie stanowisko przez pewien okres pozostaje nieobsadzone.

Wdrożenie administracji jest szczególnie wymagające, ponieważ wiedza bywa rozproszona. Nowa osoba musi poznać dostawców, umowy, lokalizacje, zwyczaje i nieformalne sposoby rozwiązywania problemów.

W kalkulatorze warto ująć liczbę godzin osób wewnętrznych poświęconych na przekazanie tej wiedzy.

Administracja potrzebuje sprzętu, licencji, dostępu do systemów, telefonu i często fizycznego stanowiska w biurze. Każda z tych pozycji może być niewielka, ale razem tworzą stały koszt.

Do kosztów pośrednich należą również wsparcie IT, obsługa kadrowa, przestrzeń oraz udział pracownika w procesach firmowych i szkoleniach.

Nie chodzi o zawyżanie kalkulacji. Chodzi o porównanie obu modeli na tych samych zasadach.

Jeśli administracja opiera się na jednej osobie, firma musi zaplanować urlop, chorobę i odejście. Brak zastępstwa oznacza, że zadania wracają do właściciela albo innych działów.

Koszt zastępstwa może mieć formę drugiego pracownika, usługi tymczasowej lub czasu osób, które przejmują zadania ad hoc. Warto uwzględnić najbardziej realistyczny wariant.

Należy policzyć także ryzyko utraty wiedzy, jeśli umowy i ustalenia nie są dokumentowane w sposób dostępny dla zespołu.

Najczęściej pomijana pozycja to czas właściciela, COO, HR lub Office Managera, który deleguje, sprawdza, przypomina i rozwiązuje wyjątki.

Aby go policzyć, zapisz liczbę godzin miesięcznie poświęconych na zarządzanie administracją i pomnóż przez wewnętrzny koszt godziny. Jeśli nie masz stawki, użyj kosztu wynagrodzenia wraz z narzutami podzielonego przez realny czas pracy.

Ten koszt istnieje również przy outsourcingu, ale powinien być znacznie mniejszy, jeśli partner prawidłowo przygotowuje decyzje i raportuje.

Roczny koszt etatu = pełny koszt zatrudnienia + rekrutacja i wdrożenie + narzędzia i stanowisko + zastępstwa + czas managera + koszt ryzyka i przestojów.

Roczny koszt outsourcingu = abonament + prace dodatkowe + koszt wdrożenia + czas osoby kontaktowej po stronie klienta + narzędzia nieobjęte usługą.

Do porównania dodaj również wskaźniki jakościowe: dostępność, zakres kompetencji, skalowanie, kontrola, obecność na miejscu i ciągłość.

Etat jest racjonalny, gdy firma ma stały pełny zakres, potrzebuje codziennej obecności i może zapewnić rozwój oraz zastępstwo. Wewnętrzna osoba może mieć głębszą relację z pracownikami i kulturą.

Ma również przewagę, gdy administracja dotyczy bardzo specyficznych procesów wewnętrznych, których nie można efektywnie wydzielić albo które wymagają stałego mandatu w organizacji.

W kalkulacji nie należy próbować udowodnić z góry, że outsourcing jest zawsze lepszy.

Outsourcing ma przewagę przy zmiennym obciążeniu, wielu rodzajach zadań, kilku lokalizacjach i potrzebie zastępowalności bez budowania większego zespołu.

Sprawdza się także wtedy, gdy firma potrzebuje procesu i raportu, a nie stałej obecności jednej osoby przez cały dzień.

Największa wartość pojawia się wtedy, gdy zewnętrzny zespół ogranicza liczbę przerwań i decyzji operacyjnych po stronie właściciela.

Przygotuj trzy warianty: etat, outsourcing i model hybrydowy. Użyj tych samych kategorii kosztu i opisz założenia, zamiast porównywać jedną fakturę z jedną pensją.

Następnie oceń, które zadania wymagają obecności, które można standaryzować i jak wygląda ryzyko przerwy w obsłudze.

Po wdrożeniu wybranego modelu wróć do kalkulacji po trzech miesiącach i porównaj założenia z rzeczywistą liczbą zadań, czasem managera i jakością obsługi.